Todo empreendimento passa por fases durante sua trajetória e a redução de custos faz parte desse processo. Trabalhar com opções escassas e considerar a redução de custos uma alternativa não é a escolha mais feliz que uma pessoa pode fazer. Entretanto, para que as outras etapas do processo aconteçam, é necessário atravessar alguns obstáculos pelo caminho.

Pode parecer uma frase clichê, mas assim como a famosa “jornada do herói”, empresas bem sucedidas se tornaram o que são depois de muitos altos e baixos. Administrar um negócio tem suas dificuldades e, para quem acha que o crescimento é sempre positivo, engana-se. Algumas marcas começam a se perder, justamente, no momento em que começam a crescer de forma exponencial.

São nesses momentos em que as equipes e as lideranças precisam estar alinhadas para que a gerência consiga tomar decisões assertivas, sem prejudicar os colaboradores, a qualidade do serviço e o faturamento da empresa. Um negócio com baixa rentabilidade e altos gastos passa a não conseguir mais investir em métodos novos e perde a competitividade que o mercado tanto exige.

Porém, o seu negócio não vai precisar passar por nada disso se souber como trabalhar a diminuição de custos na empresa sem prejudicar seus rendimentos e qualidade. Confira em nosso artigo!

Qual a diferença entre custos e despesas?

Uma empresa mensalmente tem custos e despesas com diversas coisas relacionadas, porém, você sabe qual a diferença entre estes dois campos? Quando falamos sobre redução de custos nas empresas também estamos falando sobre a redução de despesas? 

A resposta é: não. Apesar de confundir a cabeça de muitos novos empreendedores, esses dois são conceitos diferentes mas que trabalham juntos para o bom funcionamento dos negócios.

Custos

Custo é um gasto relativo ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens, ou serviços. Ou seja, estão ligados diretamente à produção ou à atividade-fim de uma organização, como, por exemplo: compra de matéria-prima, pagamento de salários, contas de energia, entre outros.

Os custos de uma empresa são gastos diretamente ligados à produção de atividades-fim. Isso significa que esses valores são destinados ao núcleo que faz com que o negócio consiga produzir ou oferecer o serviço com o qual trabalha. Como exemplo, temos:

• Gasto com os equipamentos que são utilizados para a produção;
• Compra de matéria-prima;
• Pagamento do salário dos profissionais que atuam diretamente com a produção;
• Energia.

Despesas

As despesas de um negócio são todos aqueles gastos que se têm com a manutenção dele. Apesar de importantes, não são considerados fundamentais para que a instituição funcione perfeitamente, pois não está ligado diretamente aos processos de produção. 

Os gastos que são considerados despesas são:

• Materiais para escritório;
• Impostos;
• Comissão (se houver vendedores);
• Aluguel do espaço;
• Contas de água e luz;
• Pagamento das equipes da parte administrativa.

8 formas de redução de custos sem prejudicar seu negócio 

Quando a redução de custos se torna a única opção para melhorar o rendimento da empresa diante do contexto econômico em que o país se encontra, diversos pontos precisam ser analisados.

A Fundação Dom Cabral (FDC) desenvolveu um relatório durante a pandemia de covid-19 em que constatou que empresas de porte médio tiveram altos faturamentos neste período, cerca de R$4 a R$300 milhões com a atuação de gestões saudáveis que precisaram lidar com a redução de custos dentro do cenário em que estavam. No relatório, 2.700 empresas de médio porte foram entrevistadas.

Ou seja, com uma gestão alinhada às equipes e aos propósitos da empresa, é possível atravessar obstáculos e ganhar a batalha, mantendo o rendimento alto ou até melhorá-lo. Entenda melhor!

1. Primeiro, estude os impactos ao reduzir custos 

Qualquer mudança estrutural é significativa e resulta em impactos dentro da empresa. Ao começar a entender como baixar custos na empresa, é importante levar em consideração tais impactos.

Para isso é preciso levantar um mapeamento de toda a empresa, como setores, produtos, serviços oferecidos e sistemas utilizados. Dessa forma, será possível realizar uma análise precisa e tomar a melhor decisão.

2. Negocie com fornecedores

Comece negociando com os fornecedores da empresa. Reveja os valores que estão sendo praticados e se a qualidade está de acordo com esses valores. No caso de dívidas, tente fazer um novo parcelamento com valores menores.

Também vale a pena renegociar as taxas de juros e os indicadores dos reajustes anuais.

3. Faça uso de tecnologias

A tecnologia está disponível para todos que precisam e ela é essencial para otimizar tempo e dinheiro. Apostar em softwares eficazes é uma das melhores saídas no momento em que se pensa em redução de custos.

Um sistema ERP é capaz de realizar processos com mais rapidez e sem precisar de equipes enormes de funcionários. A Omie desenvolveu um sistema ERP que atua nos mais diversos setores da indústria para facilitar os processos e garantir a economia que todo negócio precisa.

4. Reduza internet e telefonia

Busque estipular um teto de gastos para serviços como internet e telefone, já que são fundamentais dentro de uma empresa. Se for preciso, reúna o time financeiro para que consigam alternativas como: planos mais baratos, empresas com promoções e descontos, entre outros.

Ficar sem não é mais uma realidade, por este motivo, negociar é a melhor opção!

5. Reduza o estoque 

Todo empreendedor que participa ativamente do dia a dia da empresa sabe que alguns produtos são muito mais aceitos e procurados do que outros. Por este motivo, trabalhar com o controle de estoque é essencial.

Primeiro entenda quais são os produtos que ficaram parados na prateleira por algum motivo e faça um giro de estoque. Foque nas vendas desses produtos com promoções e descontos. Após conseguir terminar e liquidar o estoque, adote um sistema integrado para controle do estoque e monitore as entradas e saídas.

Dessa forma, entender o que está saindo mais e o que sai menos ajuda na hora da tomada de decisão.

6. Corte os gastos de materiais para escritório

Apesar de muitas pessoas ficarem tristes com essa decisão, cortar os gastos com materiais para escritório ajuda, e muito, a economizar dinheiro! Canetas coloridas, post-it, pastas, cadernos, copos e talheres descartáveis, e até mesmo adesivos.

Comece a evitar a compra de alguns itens desnecessários e foque em materiais realmente importantes. Deixe a opção para sua equipe levar o que achar que fica melhor (algumas pessoas gostam de enfeites e cores).

7. Renegocie dívidas e tarifas

Busque sentar com o gerente do banco da sua empresa e conversar sobre a situação atual, sem medo. É melhor tentar renegociar dívidas e tarifas na hora da diminuição de custos na empresa do que gastar altos valores todo o mês, sem retorno financeiro.

Muitos bancos e instituições financeiras mantêm programas especiais para empreendedores e empresas, informe-se.

8. Insira a sustentabilidade no dia a dia da empresa

Aplicar ações sustentáveis também auxilia durante a redução de custos na empresa. Pequenas atitudes são capazes de melhorar o dia a dia dos escritórios. Como por exemplo o incentivo ao uso de canecas e copos próprios, sistemas e políticas de e-mails, e relatórios que fiquem disponíveis na nuvem para evitar impressões inúteis.

Lembrar os colaboradores de apagar as luzes e economizar água durante a rotina produz efeitos surpreendentes – além de garantir um mundo melhor.

Evite dores de cabeça!

Muitas vezes ficar pensando em como baixar custos na empresa gera dores de cabeça e mal-estar físico. Afinal, nenhum empreendedor sonha em passar por isso em seu negócio, entretanto, pudemos entender que é possível criar e seguir estratégias saudáveis para reduzir custos sem prejudicar o negócio

Fonte:-São Carlos em Rede